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1 Team, 5 Schritte, 5 Checklisten: ERP-Einführung ohne Umwege
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1 Team, 5 Schritte, 5 Checklisten: ERP-Einführung ohne Umwege

Auf der Einführung eines ERP-Projekts lastet eine Menge Druck. Schließlich soll am Ende ein System live gehen, das als das Datenrückgrat des Unternehmens eine hohe Akzeptanz finden und reibungslos funktionieren muss. Wo liegen die größten Stolpersteine? Und gibt es ein Erfolgsrezept?

Ist die Entscheidung für ein ERP-System gefallen, beginnt mit seiner Einführung ein Projekt, das Verantwortliche kleinerer und mittelständischer Unternehmen gleichermaßen fordert. Denn die Erwartungshaltung an das Ergebnis und damit der Erfolgsdruck sind hoch: So soll die ERP-Lösung als zentraler Baustein der IT-Infrastruktur die globale Wettbewerbsfähigkeit sicherstellen. Zudem muss sich der hohe Invest möglichst schnell auszahlen. Gleichzeitig ist aber auch bekannt, wie teuer gescheiterte ERP-Projekte Unternehmen zu stehen kommen.

Organisation ist alles!

Die Krux: Oft passieren entscheidende Fehler, schon bevor ein Projekt überhaupt richtig gestartet ist. Wurde nicht gemeinsam festgelegt und auch allen Beteiligten klar gemacht, wie das Projekt organisiert und strukturiert ist, entstehen Missverständnisse und Fehlannahmen und Verantwortlichkeiten werden von rechts nach links jongliert. Auf diese Weise kommen ERP-Einführungsprojekte nicht vom Fleck und verschlingen Budgets, ohne einen wesentlichen Fortschritt zu erzielen. In diesen Situationen mehren sich Diskussionen und Rechtfertigungen, wodurch das Vertrauen und die Akzeptanz der Beteiligten zunehmend schwinden. Das Scheitern der ERP-Einführung ist dann kaum noch abzuwenden.

Eine ERP-Einführung ist ein Mitmach-Projekt

Wer ein neues ERP-System einführt, muss sich vergegenwärtigen, dass es sich hierbei um ein Mitmach-Projekt handelt. So hängt der Erfolg vor allem davon ab, dass Anwenderunternehmen und Anbieter von Anfang an ein Team bilden. Gemeinsam muss es daran arbeiten, die Prozesse, die dem Unternehmen bislang seine Wettbewerbsvorteile verschafft haben, auch mit dem neuen System zu pflegen und zu optimieren. Die notwendige Gestaltung darf folglich nicht allein durch den Anbieter erfolgen. Denn dann fehlt die Identifikation mit dem System und den Prozessen, wodurch zahlreiche Vorschläge abgelehnt werden, die wiederum immer wieder alternative Abbildungen erfordern. Auch in diesem Fall beginnen sich Projekte schließlich im Kreis zu drehen, und der erwünschte Erfolg bleibt aus.

10 wichtige Fragen, die IT-Leiter vor der ERP-Einführung beantworten müssen

Es ist eine interessante Zeit für IT-Leiter. IT-Landschaften von produzierenden Unternehmen und die Technologien dahinter haben in den letzten Jahren einen großen Entwicklungssprung gemacht. ERP-Systeme profitieren u.a. von Fortschritten in den Bereichen KI, Business Process Management, IoT und Usability.

 

Die Strategie ist erfolgsentscheidend

Die gute Nachricht: Szenarien wie diese lassen sich mit einer guten Einführungsstrategie vermeiden. Allerdings gibt es hierfür kein Patentrezept. Bewährt hat sich jedoch die Orientierung an den fünf Schritten

  1. Projektinitialisierung
  2. Installation und Training des Kernteams
  3. Prozess- und Systemdesign
  4. Umsetzung Prozess- und Systemdesign
  5. Start und Betreuung Echtbetrieb

In welchen Bereichen unterstützt ein ERP-System?

1. Schritt: Projektinitialisierung

Planen, organisieren, dokumentieren – könnte die Überschrift der ersten Phase lauten. Sie zielt darauf ab, die organisatorischen und operativen Rahmenbedingungen für die Implementierung zu schaffen. Dazu zählt die Zusammenstellung des Projektteams inklusive Zuweisung der Verantwortlichkeiten, die Abstimmung eines Projekthandbuchs, welches das vereinbarte Vorgehen der Zusammenarbeit dokumentiert, die Erarbeitung des Projektplans sowie die Durchführung eines Kick-Offs.

Checkliste Schritt 1

  • Die Projektleiter auf Seiten des Anwenderunternehmens sowie des Anbieters sind benannt.
  • Das Projekthandbuch ist abgestimmt und beschreibt u. a. die Verantwortlichkeiten, welche Dokumente wo abgelegt oder gemeinsam bearbeitet werden, was im Change-Fall geschieht oder wie beim Risikomanagement zu verfahren ist und es ruft noch einmal die Ziele in Erinnerung.
  • Die Key-User stehen fest.
  • Die passenden Berater des ERP-Anbieters stehen zur Verfügung.
  • Ein Lenkungsausschuss ist gebildet – als Klärungsinstanz bei nicht lösbaren Unstimmigkeiten.
  • Der Projektplan ist vollständig und mit allen Beteiligten abgestimmt.
  • Das Projektteam wurde zur Kick-Off-Veranstaltung eingeladen.

2. Schritt: Installation und Training des Kernteams

Installieren, trainieren, „Big Picture“ – sind die drei entscheidenden Stichworte der zweiten Phase. Sie umfasst folglich die Installation der Softwarekomponenten, Überblicksschulungen für das Key-User-Team sowie die gemeinsame Erarbeitung der zukünftigen Prozesslandkarte – sozusagen als das „Big Picture“.

Checkliste Schritt 2

  • Die Softwarekomponenten sind installiert.
  • Das Kernteam hat eine Oberflächenschulung des ERP-Systems und im Anschluss ein Systemhandling-Schulung erhalten.
  • Die Key-User spielen einen typischen Auftragsdurchlauf anhand der relevanten Unternehmensdaten durch.
  • Das Projektteam hat eine Prozesslandkarte erstellt und damit die Basis geschaffen für die Designphase.

Diese 10 Fehler sollten Sie bei der ERP-Einführung vermeiden

Die ERP-Einführung ist ein für alle Beteiligten forderndes Projekt. Gewohnte Abläufe müssen verändert, neue Software erlernt werden.

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3. Schritt: Prozess- und Systemdesign

Designen – lautet das Credo der dritten Phase. Im Kern geht es um die Klärung der Frage, in welchen sinnvollen Prozessen die verschiedenen Unternehmensbereiche zukünftig arbeiten wollen oder sollten und wie sich diese im ERP-System abbilden lassen. Ob die skizzierten Prozesse funktionieren, ob Schnittstellen zu Teilsystemen zu definieren sind oder relevante Medienbrüche entstehen, lässt sich im Integrations-Workshop feststellen. Der Prozess wird hier über alle Abteilungen hinweg von A-Z durchgespielt. Zu guter Letzt werden die Funktions- und Ablaufbeschreibungen dokumentiert, notwendige Schnittstellen und Anpassungen spezifiziert sowie ein Datenmigrationskonzept erarbeitet und verfeinert. Spätestens jetzt sollten auch vertragliche Anpassungsbedarfe thematisiert werden.

Checkliste Schritt 3

  • Das Team hat alle erforderlichen Soll-Prozesse und deren Abbildung im System definiert und dokumentiert.
  • Im Integrationsworkshop wurden die definierten Prozesse abteilungsübergreifend überprüft.
  • Spezifikationen für Schnittstellen oder Anpassungen – sofern notwendig – liegen vor.
  • Das Datenmigrationskonzept steht.

4. Schritt: Umsetzung Prozess- und Systemdesign

Konfigurieren, justieren, testen – diese Tätigkeiten umschreiben den Kern der vierten Einführungsphase. Hierin konfiguriert der Anbieter das System entsprechend dem definierten Prozess- und Systemdesign – die Realisierung von Schnittstellen und Anpassungen inklusive. Hiernach erfolgt der iterative Feinschliff der Migrationsmethodik mittels Migrationstests. Am Ende dieses Prozesses liegen die zur Übernahme bestimmten Daten in der benötigten Qualität vor und werden ins neue System migriert. Hieran schließt sich der finale Integrationstest an und damit ein Testlauf der Prozesse über das gesamte Unternehmen hinweg. Das Team bestätigt schließlich den erfolgreichen Durchlauf und damit die abgeschlossene Prozess- und Programmrealisierung. Mit der Erklärung der Betriebsbereitschaft ist auch der Startschuss für den Aufbau des Produktivsystems gefallen, das für die Datenübernahme und den anschließenden Go-Live vorbereitet wird.

Checkliste Schritt 4

  • Das Projektteam hat das System vollständig konfiguriert.
  • Die Migrationsdaten liegen in der notwendigen Qualität vor.
  • Ein finaler Integrationstest hat die erfolgreiche Programmrealisierung belegt.
  • Das gesamte Team hat die Betriebsbereitschaft des Systems bestätigt.
  • Die Produktivumgebung für das System ist aufgebaut.
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Dann eben remote! SkyCell trotzt Lockdown während der ERP-Einführung

SkyCell erwischte der Corona-Lockdown im Frühjahr 2020 kurz vor Einführung des neuen ERP-Systems. Die Lösung ist ein wichtiger Baustein, mit der sich der Schweizer Anbieter für temperaturgesteuerte Luftfrachtlösungen für die Eigenproduktion wappnet. Aus diesem Grund machte das Unternehmen aus der Not eine Tugend und führte die neue Software remote ein.

5. Schritt: Start und Betreuung Echtbetrieb

Start, Schulung, Unterstützung – lauten die drei Kernpunkte der letzten Phase. Vor der Datenübernahme für den Produktivbetrieb schult das Team die übrigen Endanwender. Dann erfolgt die Inbetriebnahme, in der die Anwender möglichst online unterstützt werden, wenn sie eine Frage haben.

Checkliste Schritt 5

  • Die Daten wurden erfolgreich in das neue ERP-System migriert.
  • Alle Anwenderinnen und Anwender haben passgenaue Schulungen erhalten.
  • Die Inbetriebnahme ist erfolgt.
  • Die Mitarbeiter können jederzeit eine Online-Unterstützung in Anspruch nehmen.

Klare Ziele – klare Wege

Die Erfahrung zeigt: Unternehmen, die sowohl klare Ziele definieren als auch präzise die Wege der Einführung benennen und verfolgen, nehmen am Ende des Projekts ein System in Betrieb, mit dem sie langfristig gut aufgestellt sind. Zwar gleicht kaum eine ERP-Einführung der anderen, für alle ist jedoch die Bildung eines arbeitsfähigen Teams aus Anwenderunternehmen und ERP-Anbieter das A & O. Bewährt hat sich nicht zuletzt die Orientierung an den beschriebenen fünf Schritten sowie den dazu gehörenden Checklisten – ganz unabhängig von der Größe oder Komplexität eines Projekts.

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Fünf Checklisten

Ist die Entscheidung für ein ERP-System gefallen, beginnt mit seiner Einführung ein Projekt, das Verantwortliche kleinerer und mittelständischer Unternehmen gleichermaßen fordert. Oft passieren entscheidende Fehler, schon bevor ein Projekt überhaupt richtig gestartet ist. Mit einer guten Einführungsstrategie lassen sich Fehler vermeiden. Es gibt hierfür kein Patentrezept. Bewährt hat sich jedoch die Orientierung an den fünf Schritten.

Andreas Nehmeyer

Als Beratungsleiter der Division Industry Süd begleitet Andreas Nehmeyer ERP-Projekte jeder Couleur. PSIpenta kennt er daher wie seine Westentasche. Ganz besonders gilt dies auch für sein Steckenpferd, das Servicemanagement. Aus Erfahrung weiß er schließlich genau, worauf es bei einem erfolgreichen ERP-Projekt ankommt: partnerschaftliches und transparentes Zusammenarbeiten auf Augenhöhe, eine zielgerichtete und klare Projektorganisation sowie der gelegentliche Blick über den Tellerrand.

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