Checkliste: Braucht mein Unternehmen ein neues ERP?

ERP-Systeme sind in Zeiten fortschreitender Digitalisierung in der Produktion das Herz fertigender Unternehmen. Wenn in Unternehmen der Eindruck entsteht, dass der Herzschlag stockt, ist Vorsicht geboten.

Dann kommt schnell die Frage auf, ob sich Funktionalitäten und fehlende Prozesse mittels Modernisierung nachbessern lassen oder ein vollkommen neues ERP geboten ist. Mit dieser Checkliste können Sie kritisch überprüfen, ob es Zeit für ein neues ERP ist.

IT kann sich nicht mehr an Marktänderungen anpassen: Sie müssen fit für die digitale Transformation im Sinne von Industrie 4.0 und Smart Factory sein. Märkte und Kundenwünsche ändern sich immer schneller, während die Variantenvielfalt in der Produktion für viele Unternehmen gleichzeitig steigt. Gerade produzierende Unternehmen benötigen daher eine wandelbare IT-Landschaft, die flexible und agile Prozessanpassungen ermöglicht. Software, die auf Modellieren von Geschäftsprozessen setzt, ist ideal, um kontinuierliche Anpassungen und Optimierungen zu betreiben.

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Funktionale Einbußen: Ihr ERP können Sie nicht mobil nutzen, aber dafür ist das System überladen mit 30 Funktionen die sie gar nicht nutzen? Revisionssicherheit ist nicht gegeben? Ihre Mitarbeiter müssen Wareneingangsbuchungen immer noch umständlich per Hand erledigen? Das sind klare Zeichen dafür, dass ihr Anforderungsprofil – das bei der Einführung vor 10 oder 15 Jahren vielleicht noch gepasst hat – nicht mehr mit der eingesetzten Software übereinstimmt. Es lohnt sich über einen Wechsel nachzudenken!
Starre Benutzeroberflächen: Menschen sollen sich nicht der Software anpassen müssen, sondern die Software an die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter. Zeitgemäße Benutzeroberflächen holen daher die Standards, die wir aus dem Consumer–Bereich gewohnt sind, hinüber in die Welt von ERP und MES. Auf individuelle Bedürfnisse und die verschiedenen Rollen in Unternehmen anpassbare Oberflächen und Masken vereinfachen die Arbeit und sparen Kosten.

Mangelnde Brancheneignung/Schlecht angepasstes ERP: Wenn Ihr ERP gängige Branchenstandards nicht unterstützt oder der Anbieter keine Kompetenz in der Branche hat, kann sich ein Blick über den Tellerrand lohnen. Speziell auf Ihre Branche zugeschnittene ERPs sind so aufgebaut, dass typische Arbeitsweisen ideal unterstützt werden. Dazu kennen die Anbieter die branchenüblichen Prozesse, können gezielt optimieren und bei Industrie 4.0-Prozessen unterstützen.
Veraltete Technologie: Steigende Datenmengen in Kombination mit alter Technologie reduzieren die Performanz des ERPs. Als „Single Source of Truth“ muss das ERP Datenanalysen zeitnah und schnell zur Verfügung stellen, sonst können Sie auch keine Vorteile hinsichtlich moderner Analytics oder Industrie 4.0 heben. Gelegentliche Ausfälle sind Gift für die Motivation der Belegschaft. Gleiches gilt, wenn die Qualität der ausgegeben Daten schlecht ist und händische Nacharbeiten nötig sind. Nur ein valides und vertrauenswürdiges ERP wird angenommen. Wenn moderne Standards oder DIN-Normen nicht mehr unterstützt werden und immer mehr Individualprogrammierungen nötig sind, steigt die Komplexität. Es macht Sinn zu prüfen, ob ein anderes Produkt im Standard besser zu Ihnen passt.
Einbindung von Drittsoftware und Hardware: Egal wie ausgeprägt der Funktionsumfang eines ERPs ist, es wird immer in einigen Bereichen die Notwendigkeit geben, spezialisierte Lösungen in der IT-Landschaft zu ergänzen. Integrierte ERP- und MES-Lösungen, die bis auf die Feinplanungsebene hinuntergehen, sind hier im Vorteil. Statt auf monolithische All-in-One-Software setzen viele Unternehmen in Zukunft auf maßgeschneiderte Micro-Services. Mit dem Industrial Internet of Things (IIoT) kommt in der Fertigung die Notwendigkeit hinzu, Werkteile, Maschinen und andere Assets umfassend zu integrieren. Die Integrationsfähigkeit von Software wird damit zur grundlegenden Voraussetzung für eine zeitgemäße Produktion. Je nachdem wie die Fertigung aufgestellt ist und wohin man will, macht es Sinn über eine Neueinführung nachzudenken.

Systemarchitektur PSIpenta MES — Die Integration einer komplexen IT-Landschaft mittels Workflows bietet viele Vorteile.

Zukunftsfähigkeit: Ihr ERP oder Ihre Eigenentwicklung wird nicht mehr weiterentwickelt? Zentrale technologische Entwicklungen wurden von Ihrem aktuellen Anbieter verschlafen? Es ist absehbar, dass steigende Mitarbeiterzahlen oder weitere Standorten (Stichwort Multisite) nicht mehr mit der bestehenden Software darstellbar sein werden? Vertrauen in den Anbieter Ihrer Wahl ist im ERP-Bereich besonders wichtig. Bei Ihren Überlegungen, ob Sie bei einem System bleiben oder den Wechsel vorantreiben, sollte das Thema Investitionssicherheit und Vertrauen daher eine wichtige Rolle spielen.

Lassen Sie sich beraten!

Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei der Entscheidung, ob ein Wechsel oder eine Modernisierung für Sie das Beste sind.

Sinkende Produktivität: Eine geminderte Leistungsfähigkeit des Unternehmens kann viele Ursachen haben. Dennoch lohnt es sich, einen genauen Blick auf das ERP-System zu werfen. Gibt es Prozesse, die zu Zeitfressern ausarten? Funktioniert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg nicht ausreichend gut? Wird Projektmanagement nicht unterstützt oder nur schlecht integriert? Werden Prozesse vielleicht gar nicht abgebildet und müssen umständlich manuell bearbeitet werden? Ist ein schneller Überblick und Kostenwahrheit in der Produktion gegeben?
Kein echtes ERP im Einsatz: Gerade bei mittelständischen Unternehmen wachsen IT-Landschaften oft über Jahre hinweg. Verschiedene Insellösungen vom CRM bis zur Lagerverwaltung werden dann über Schnittstellen miteinander verheiratet oder Daten manuell mit Excel-Listen übertragen. Die Folge: Eine heterogene Systemlandschaft mit enormen Pflegeaufwand und geringer Effizienz. Ein echtes ERP kann dagegen durchgehende Prozesse mit allerhand Vorteilen wie gesteigerter Produktivität, Transparenz und einheitlichen Oberflächen realisieren.

ERP-Wechsel oder Modernisierung: Sorgfältige und ehrliche Analyse nötig

Software muss stabil laufen, die Anforderungen des ganzen Unternehmens berücksichtigen, intuitiv von Mitarbeitern verstanden werden und Prozesse effizient integrieren sowie optimieren. Nur dann treten die Segnungen eines ERPs ein, nur dann werden Unternehmen besser.

Wichtig ist, den Status quo des ERP in Form einer ehrlichen IST-Analyse regelmäßig zu prüfen und den Wechsel ggf. gut vorzubereiten. Wenn Sie eines oder mehrere der aufgeführten Anzeichen in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, sollten Sie zuerst kritisch prüfen, ob diese durch eine Modernisierung der bestehenden Software sinnvoll abzustellen sind. Erscheinen Kosten und Aufwand zu hoch oder die Umsetzbarkeit zweifelhaft ist sicher: Sie sollten das ERP wechseln. Wenn für bestehende Lösungen keine Weiterentwicklungen und Updates mehr verfügbar sind oder nicht alle benötigten Funktionen umsetzbar sind, spricht ebenfalls viel für einen Wechsel.

Wenn die prinzipielle Entscheidung für einen ERP-Wechsel gefallen ist, sollte der Entscheidungsprozess zeitnah angestoßen werden. Je länger Unternehmen an für sie unpassenden oder veralteten Systemen festhalten, desto mehr unnötige Kosten und Frustrationen fallen an. Wie der ERP-Auswahlprozess für die Automotive-Branche und fertigende Unternehmen schnell und effizient ablaufen kann, erfahren Sie ebenfalls in unserem Blog.

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ERP-Wechsel oder Modernisierung: Sorgfältige und ehrliche Analyse nötig

Paul Albrecht und Kai Eisert