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So gelingt die ERP-Einführung
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So gelingt die ERP-Einführung

Die Entscheidung für ein ERP ist gefallen, doch für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ergibt sich jetzt vor der eigentlichen Einführung ein großer Informationsbedarf. Gerade für den Mittelstand stehen den vielfältigen Vorteilen eines ERPs große Risiken bei der Einführung gegenüber. Doch lassen Sie sich nicht verunsichern. Mit unserem Whitepaper zur erfolgreichen ERP-Einführung behalten Sie den Überblick bei der ERP-Einführung.

Machen Sie einen Projektplan

Nehmen Sie sich die Zeit für einen guten Plan! Zeit, die Sie hier investieren, sparen Sie in späteren Phasen und Sie vermeiden teure Fehler. Schon viele Projekte sind gescheitert, weil Einführungsstrategien nicht gut vorbereitet waren. Was ist also ratsam?

Definieren Sie in einem ersten Schritt grob, welche Anforderungen Sie an Ihr neues ERP haben. Formulieren Sie dafür aus, wofür Sie das neue ERP einsetzen und welche Verbesserungen Sie erreichen wollen. Legen Sie fest, was das ERP-System dafür können muss, welche technologischen Standards erfüllt sein müssen. Fragen Sie sich außerdem, ob Ihnen spezifische Features oder Bedienkomfort besonders wichtig sind.

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Schon in dieser frühen Phase sollten Sie alle Abteilungen, die später mit dem ERP arbeiten sollen, einbinden. Die zukünftigen Anwender sind im Zweifel näher dran am Tagesgeschäft und verfügen oft über ein genaues Wissen über die Prozesse. Schlussendlich müssen Ihre Mitarbeiter später aber auch mit dem System arbeiten; das Einbinden in einer frühen Phase kann die Akzeptanz für das neue ERP erhöhen.

Nur mit genauen Zielstellungen und klaren Vorgaben lässt sich später außerdem der Erfolg des ERP-Projekts beurteilen. Mit klarer Kommunikation des Plans verhindern Sie unrealistische Erwartungen in Management und Belegschaft.

Ressourcen einplanen, Verantwortung klar verteilen

Projektleiter und Keyuser sind entscheidend für den Erfolg jeder ERP-Einführung. Gerade der Projektleiter sollte das Unternehmen sehr gut kennen und eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern haben. Wenn es dann an die aktive Umsetzung des ERP-Projekts geht, sind die Beteiligten stark eingespannt. Planen Sie diesen Ausfall fürs Tagesgeschäft daher mit ein.

Gleichzeitig gilt: Die Gruppe der Beteiligten sollte nicht zu groß sein. Im Idealfall gibt es wenige Verantwortliche, die das Vertrauen der Geschäftsführung genießen.

Prozesse dokumentieren

Eine Bestandaufnahme von Prozessen, eingesetzter Software und Schnittstellen ist ein wichtiger Schritt bei der ERP-Einführung. Die Ist-Analyse ist aber nur der Auftakt für eine einmalige Gelegenheit: Sie können mit der ERP-Einführung Ihre Prozesse neu gestalten und optimieren.

Diese gilt es nachhaltig zu dokumentieren um das Wissen, welches sich die Mitarbeiter im Zuge des Einführungsprojektes angeeignet haben, zu konservieren und nachgelagerte Optimierungen zu ermöglichen. Denken Sie hier an praxisgerechte Umsetzung. Die Prozessdokumentation muss allen Beteiligten transparent zur Verfügung gestellt und einfach aber kontrolliert an Veränderungen angepasst werden können.

Investieren Sie Zeit und Sorgfalt ins Lastenheft

Ein gutes Lastenheft spart viel Aufwand und Kosten bei der eigentlichen ERP-Einführung. Es lohnt sich also hier Zeit zu investieren. Im Lastenheft beschreiben Sie den Anforderungskatalog und die Ziele, die Sie mit dem ERP erreichen wollen. Aus den mit Ihren Mitarbeitern diskutierten und grob fixierten Vorgaben erarbeiten Sie hier detaillierte Anforderungen.

Viele Unternehmen tun sich schwer mit den Lastenheften. Dazu kommt, dass es keine goldene Regel für die Erstellung gibt. Doch wenn Sie sich an folgenden Punkten orientieren, vermeiden Sie viele Fallstricke:

  • Seien Sie präzise
    Vermeiden Sie, dass Missverständnisse und Unklarheiten entstehen.
  • Behalten Sie das große Bild im Auge
    Hinter zu viele Details geht das wirklich Wichtige verloren.
  • Seien Sie sparsam
    Standardfunktionalitäten, die jedes Unternehmen einsetzt, müssen nicht extrem genau beschrieben werden.
  • Konzentrieren Sie sich auf Ziele und Problemstellungen
    Die Suche nach der Lösung übernimmt Ihr Anbieter.
  • Fragen Sie sich, ob Ihr Text praxistauglich ist
  • Überprüfen Sie, ob implizites Wissen nötig ist
    Ist firmeninternes Wissen zum Verständnis nötig? Würden Sie ihn als Firmenfremder verstehen können?
  • Seien Sie transparent
    Kommunizieren Sie Deadlines und Besonderheiten offen, damit es später keine bösen Überraschungen gibt.
  • Gliedern Sie Ihr Lastenheft
    Eine gute Gliederung erleichtert das Verständnis. Enthalten sein sollten in jedem Fall ein Unternehmensprofil, ein Überblick über Ihre Produkte und Dienstleistungen, die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens, Informationen zu Ihrer bestehenden IT-Landschaft und zu Ihrem Zeitplan.

Mitarbeiter gewinnen

Nur wenn Ihre Mitarbeiter sich an die neuen Prozesse halten und vom neuen System überzeugt sind, kann das ERP sein volles Potential ausschöpfen. Gute, frühzeitige Kommunikation ist wichtig, sonst kann im ungünstigen Fall Widerstand gegen die Veränderungen entstehen.

Begeistern Sie Ihre Mitarbeiter daher für die Chancen des ERP-Projekts, machen Sie den praktischen Nutzen deutlich und zeigen Sie, wo Doppelarbeiten eingespart werden. Benennen Sie aber auch ganz klar die Herausforderungen.

Nach der ERP-Einführung sollten Sie diesen Punkt weiter forcieren, denn in der Praxis werden die neuen Abläufe eines umfassenden Change-Management-Prozess bedürfen, der alle Bereiche des Unternehmens betrifft.

Datenmigration vorbereiten

Daten sind das neue Öl lautet eine vielzitierte Weisheit. Richtiger wäre allerdings: Gut gepflegte Daten sind der Werkstoff der Zukunft. Datenqualität ist das Stichwort, denn ohne eine aktuelle Datenbasis scheitert auch das beste ERP-Projekt. Eine Datenanalyse ist daher ein wichtiger Schritt. Bewerten Sie Ihre Daten in Hinblick darauf, was migriert werden soll, welche Daten einer vorherigen Überprüfung bedürfen und welche Daten obsolet sind. Legen Sie außerdem gleich auch Standards fest, wie Sie in Zukunft Daten erfassen wollen. Auch das Thema Speicherung von Daten in der Cloud gewinnt immer mehr an Bedeutung.

Doch auch die bestvorbereitete Migration nimmt erheblich Zeit in Anspruch. Bei der Migration ist oft eine Formatumwandlung nötig. Planen Sie daher auch für diesen Schritt genug Zeit ein.

Anwenderschulungen

Das volle Potential eines ERP-Systems können Sie nur ausschöpfen, wenn Ihre Mitarbeiter sich mit der neuen Software gut auskennen. Eingehende Schulungen der Keyuser sollten daher eine hohe Priorität genießen, um Kompetenz in den eigenen Reihen aufzubauen.

Gerade Unternehmen aus der fertigenden Industrie sollten darauf achten, dass sie einen ERP-Partner wählen, der sich in ihrer Branche auskennt und Schulungen praxisnah und auf Augenhöhe durchführen kann.

Fazit

Die Einführung eines ERP-Systems ist ganz klar eine Herausforderung, aber die Risiken können durch eine gute Vorbereitung stark reduziert werden. Berater und Experten Ihres ERP-Anbieters können Ihnen hierbei Hilfestellung leisten. Der langfristige Nutzen eines ERP-System überwiegt bei Weitem die kurzfristigen Aufwände.

Felix Saran

Felix Saran

Content Marketing Manager

Wie wenden Unternehmen Software erfolgreich an? Welche Trends werden in der Branche diskutiert und welche Vorteile können Betriebe daraus ziehen? Der Redakteur schreibt bevorzugt Berichte über die Praxis von ERP + MES.

Felix Saran

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